Outlook-Plugin Einstieg

Sie können eine Besprechung in Ihrem Kalender erstellen, diese an Ihre Kollegen verschicken, und diese dazu einladen.

Das Plugin ist eine zu installierende DLL für die älteren Versionen der Outlook-App. Für das neue Design oder die Web-Version von Outlook verwenden Sie bitte das Add-In.

Verwendung des Plugins

Das Vistameet Outlook-Plugin ermöglicht es Ihnen, direkt aus Outlook heraus Videokonferenzen zu planen und zu verwalten.

Installation des Plugins

Voraussetzungen:

• Microsoft Outlook 2016 oder neuer
• Vistameet-Account
• Administratorrechte für Plugin-Installation

Installations-Schritte:

1. Laden Sie das Plugin von der Vistameet-Website herunter
2. Schließen Sie Outlook vollständig
3. Führen Sie die Installationsdatei aus
4. Starten Sie Outlook neu
5. Melden Sie sich mit Ihren Vistameet-Zugangsdaten an

Erfolgreiche SSO-Verifizierung

Single Sign-On (SSO) einrichten:

1. Öffnen Sie Outlook
2. Klicken Sie auf das Vistameet-Symbol in der Ribbon-Leiste
3. Wählen Sie „Mit SSO anmelden"
4. Geben Sie Ihre Organisations-Domain ein
5. Folgen Sie dem Authentifizierungsprozess
6. Bestätigen Sie die erfolgreiche Anmeldung

Vorteile von SSO:

• Einmalige Anmeldung für alle Vistameet-Services
• Erhöhte Sicherheit durch zentrale Authentifizierung
• Automatische Synchronisation mit Unternehmensverzeichnis
• Vereinfachte Benutzerverwaltung

Abmeldung

Vom Plugin abmelden:

1. Klicken Sie auf das Vistameet-Symbol
2. Wählen Sie „Abmelden"
3. Bestätigen Sie die Abmeldung
4. Plugin-Funktionen sind nicht mehr verfügbar

Einladung erstellen und versenden

Meeting-Erstellung in Outlook

Neues Vistameet-Meeting erstellen:

1. Erstellen Sie einen neuen Kalendereintrag in Outlook
2. Klicken Sie auf „Vistameet-Meeting hinzufügen"
3. Das Plugin fügt automatisch Meeting-Details hinzu:
   • Meeting-URL
   • Einwahldaten
   • Anweisungen für Teilnehmer

Automatisch hinzugefügte Informationen:

Vistameet-Meeting beitreten:
https://meet.vistameet.com/room/meeting-id-12345

Meeting-ID: 123 456 789
Passwort: SecurePass123

Telefoneinwahl:
+49 30 12345678
Konferenz-ID: 987654321

Meeting-Konfiguration

Erweiterte Einstellungen:

• Meeting-Typ: Öffentlich oder privat
• Warteraum: Aktivieren/deaktivieren
• Aufzeichnung: Automatisch oder manuell
• Teilnehmer-Berechtigungen: Moderator-Rechte vergeben

Teilnehmer einladen

Interne Teilnehmer:

1. Fügen Sie E-Mail-Adressen in das „An"-Feld ein
2. Plugin erkennt automatisch Vistameet-Benutzer
3. Spezielle Berechtigungen können vergeben werden

Externe Teilnehmer:

1. Externe E-Mail-Adressen hinzufügen
2. Plugin erstellt Gast-Zugänge
3. Zusätzliche Sicherheitsoptionen verfügbar

Telefoneinwahl

Für Teilnehmer ohne Internetverbindung oder als Backup-Option.

Einwahl-Informationen:

• Nationale Nummer: Für Teilnehmer im gleichen Land
• Internationale Nummer: Für globale Teilnehmer
• Gebührenfreie Nummer: Falls verfügbar
• Konferenz-ID: Eindeutige Nummer für das Meeting

Beispiel Einwahl-Daten:

Telefoneinwahl Deutschland:
📞 +49 30 12345678 (Ortsgebühr)
📞 +49 800 1234567 (Gebührenfrei)

Telefoneinwahl International:
📞 +1 555 123 4567 (USA)
📞 +44 20 1234 5678 (UK)
📞 +33 1 23 45 67 89 (Frankreich)

Konferenz-ID: 987 654 321

Moderatoren-PIN

Zusätzliche Sicherheit für Hosts:

• Separate PIN für Meeting-Moderatoren
• Erweiterte Kontrolle über Meeting-Funktionen
• Schutz vor unautorisierten Moderatoren

PIN-Verwendung:

1. Wählen Sie sich in das Meeting ein
2. Geben Sie die Konferenz-ID ein
3. Geben Sie die Moderatoren-PIN ein
4. Erhalten Sie erweiterte Berechtigungen

Besprechungsoptionen aufrufen

Zugriff auf erweiterte Einstellungen:

1. Klicken Sie auf „Besprechungsoptionen" im Plugin
2. Oder besuchen Sie den Meeting-Link vor dem Meeting
3. Melden Sie sich als Organisator an
4. Konfigurieren Sie die gewünschten Einstellungen

Besprechungsoptionen einstellen

„Wer darf teilnehmen?"

Teilnahme-Berechtigungen:

Option	Beschreibung	Empfohlen für
Jeder	Alle mit dem Link können beitreten	Öffentliche Webinare
Nur Organisationsmitglieder	Nur interne Benutzer	Interne Meetings
Nur eingeladene Personen	Explizite Einladung erforderlich	Vertrauliche Besprechungen
Mit Passwort	Zusätzlicher Passwort-Schutz	Sensible Themen

„Wer muss in die Lobby?"

Warteraum-Konfiguration:

Einstellung	Verhalten
Niemand	Direkter Beitritt für alle
Externe Teilnehmer	Nur Gäste warten
Alle außer Organisator	Nur Host kann direkt beitreten
Alle	Jeder wartet auf Freigabe

Lobby-Vorteile:

• Kontrolle über Meeting-Beitritte
• Schutz vor unerwünschten Teilnehmern
• Möglichkeit zur Teilnehmer-Vorbereitung
• Erhöhte Sicherheit

„Markierte Teilnehmer erhalten Moderationsrechte"

Moderator-Berechtigungen vergeben:

1. Markieren Sie Teilnehmer in der Einladung
2. Diese erhalten automatisch Moderator-Rechte
3. Können andere stummschalten und Meeting steuern

Moderator-Funktionen:

• Teilnehmer stummschalten/entstummen
• Video aktivieren/deaktivieren
• Bildschirmfreigabe kontrollieren
• Aufzeichnung starten/stoppen
• Breakout-Räume verwalten
• Meeting beenden

Zusätzliche Einstellungsoptionen

Erweiterte Sicherheit:

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Für höchste Sicherheit
• Aufzeichnung verhindern: Keine lokalen Aufzeichnungen
• Chat deaktivieren: Nur Audio/Video-Kommunikation
• Anonyme Teilnahme: Namen werden nicht angezeigt

Benutzerfreundlichkeit:

• Automatische Stummschaltung: Neue Teilnehmer stumm
• Video standardmäßig aus: Privatsphäre-Schutz
• Hintergrund-Unschärfe: Automatisch aktiviert
• Willkommensnachricht: Begrüßung für Teilnehmer

Integration:

• Kalender-Synchronisation: Automatische Updates
• E-Mail-Erinnerungen: Vor Meeting-Beginn
• Outlook-Integration: Nahtlose Einbindung
• Mobile App-Support: Smartphone-Teilnahme

Buttons

Verfügbare Aktionen:

Button	Funktion
Speichern	Einstellungen übernehmen
Abbrechen	Änderungen verwerfen
Vorschau	Meeting-Link testen
Zurücksetzen	Standard-Einstellungen
Kopieren	Meeting-Details kopieren
Teilen	Einladung versenden

Einladung annehmen

Besprechung beitreten

Verschiedene Beitritts-Methoden:

Anmelden mit „Vistameet-Account"

Für registrierte Benutzer:

1. Klicken Sie auf den Meeting-Link
2. Wählen Sie „Mit Vistameet-Account anmelden"
3. Geben Sie Ihre Anmeldedaten ein
4. Treten Sie dem Meeting bei

Vorteile der Account-Anmeldung:

• Vollzugriff auf alle Features
• Persönliche Einstellungen verfügbar
• Meeting-Verlauf gespeichert
• Erweiterte Berechtigungen möglich

Anmelden als „Gast"

Für externe Teilnehmer:

1. Klicken Sie auf den Meeting-Link
2. Wählen Sie „Als Gast teilnehmen"
3. Geben Sie Ihren Namen ein
4. Treten Sie dem Meeting bei

Gast-Beschränkungen:

• Eingeschränkte Funktionen
• Keine Aufzeichnung möglich
• Begrenzte Chat-Funktionen
• Abhängig von Host-Berechtigungen

Anmelden als „Eingeladen"

Für vorab registrierte Gäste:

1. Verwenden Sie den personalisierten Link
2. Ihre Daten sind bereits hinterlegt
3. Direkter Beitritt ohne weitere Anmeldung

Anzeige „Angemeldet als"

Status-Anzeige:

• Zeigt aktuellen Anmeldestatus
• Verfügbare Berechtigungen
• Rolle im Meeting
• Verbindungsqualität

Einer Konferenz beitreten

Im lokalen Client beitreten

Desktop-Anwendung verwenden:

1. Klicken Sie auf „In App öffnen"
2. Vistameet-Desktop-App startet automatisch
3. Bessere Performance und Funktionen
4. Offline-Funktionen verfügbar

Vorteile der Desktop-App:

• Höhere Video-/Audio-Qualität
• Erweiterte Bildschirmfreigabe
• Bessere Ressourcen-Nutzung
• Stabile Verbindung

Im Browser beitreten

Web-basierte Teilnahme:

1. Klicken Sie auf „Im Browser beitreten"
2. Keine Installation erforderlich
3. Funktioniert auf allen Geräten
4. Sofortiger Zugriff

Browser-Anforderungen:

• Chrome 70+ (empfohlen)
• Firefox 68+
• Safari 12+
• Edge 79+

Lobby (u.a. für Externe)

Warteraum-Erfahrung:

1. Sie werden in die Lobby geleitet
2. Warten auf Freigabe durch Moderator
3. Audio/Video-Test möglich
4. Meeting-Informationen einsehbar

Lobby-Funktionen:

• Geräte-Test vor Beitritt
• Meeting-Agenda einsehen
• Chat mit anderen Wartenden
• Benachrichtigung bei Freigabe

Ein-/Ausgabegeräte und Bildübertragung testen

Aufruf der Test-Optionen

Geräte-Test vor Meeting:

1. Klicken Sie auf „Geräte testen"
2. Überprüfen Sie Mikrofon, Lautsprecher und Kamera
3. Passen Sie Einstellungen an
4. Speichern Sie Ihre Konfiguration

Über den Besprechungslink aufrufen

Test über Meeting-URL:

1. Öffnen Sie den Meeting-Link
2. Klicken Sie auf „Geräte testen" vor Beitritt
3. Führen Sie alle Tests durch
4. Treten Sie dem Meeting bei

Test-Komponenten:

• Mikrofon-Test: Sprechen und Aufnahme anhören
• Lautsprecher-Test: Test-Ton abspielen
• Kamera-Test: Video-Vorschau anzeigen
• Verbindungstest: Netzwerk-Qualität prüfen

Über den Scheduler-Link aufrufen

Test über Planungs-Interface:

1. Öffnen Sie den Scheduler-Link
2. Navigieren Sie zu „Geräte-Test"
3. Führen Sie umfassende Tests durch
4. Konfigurieren Sie Standard-Einstellungen

Erweiterte Test-Optionen:

• Bandbreiten-Test: Upload/Download messen
• Latenz-Test: Verzögerung prüfen
• Codec-Test: Audio/Video-Komprimierung
• Firewall-Test: Netzwerk-Konfiguration

Vorbereitung ist wichtig

Testen Sie Ihre Geräte immer vor wichtigen Meetings, um technische Probleme zu vermeiden und eine professionelle Meeting-Erfahrung zu gewährleisten.

Outlook-Integration

Das Vistameet Outlook-Plugin synchronisiert automatisch mit Ihrem Kalender und erstellt nahtlose Meeting-Erfahrungen für alle Teilnehmer.

Externe Teilnehmer

Informieren Sie externe Teilnehmer über die verschiedenen Beitritts-Optionen und stellen Sie sicher, dass sie Zugang zu den notwendigen Informationen haben.